Véritable défi pour les entreprises, le passage obligatoire à la facturation dématérialisée va nécessiter une certaine réorganisation interne. Nouvelles procédures de sécurisation des factures, nouveaux processus de gestion comptable, nouvelle organisation des locaux et formation approfondie des équipes.
Quels sont les avantages de la dématérialisation et comment choisir le bon outil pour vous accompagner dans cette transition ?
Dans cet article, nous vous présentons les principaux éléments à prendre en compte pour choisir votre logiciel et pourquoi la dématérialisation de la facturation est-elle devenue un enjeu essentiel et ce qu'elle peut signifier pour votre entreprise ?
Les nouvelles obligations légales en matière de dématérialisation. D'ici 2025, toutes les entreprises seront légalement tenues de se conformer à une nouvelle réglementation imposant la dématérialisation des factures entrantes et sortantes.
La loi prévoit déjà que l'échange de factures entre les administrations et les entreprises se fasse sous forme électronique à partir du 1er janvier 2020 pour toutes les entreprises françaises. La réglementation sera mise en place progressivement entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025 pour toutes les autres transactions inter-entreprises.
Les chiffres concernant le coût du traitement manuel d'une facture papier sont éloquents. Les statistiques estiment qu'environ 5% du chiffre d'affaires d'une entreprise est consacré à la gestion de ses documents papier.
Au-delà des coûts directs, il y a aussi le coût indirect de la gestion des factures papier. Il a été démontré que les services comptables passent environ 30% de leur temps de travail à saisir manuellement les factures papier. Mais ce n'est pas tout, environ 7,5 % des factures papier gérées par une entreprise sont perdues et le travail de recherche et de réémission n'est pas négligeable pour les entreprises.
La dématérialisation des factures permet également de gagner beaucoup de temps. Le service client pourra optimiser la recherche des factures émises, le service commercial pourra maximiser la recherche d'informations liées aux factures, le service marketing pourra définir et visualiser les coûts plus facilement, etc.
La dématérialisation des factures permet enfin aux entreprises de gagner de l'espace. En effet, pour de nombreuses entreprises, les archives représentent une masse importante de documents qui doivent être gardés et conservés pendant plusieurs années.
En résumé, la dématérialisation des factures va vous permettre de :
L'ensemble de votre entreprise sera impacté par la mise en place de la dématérialisation des factures, et chacun devra trouver sa place dans ce nouveau processus. Il est donc important de choisir un logiciel qui répondra au mieux à toutes les contraintes et spécificités de votre entreprise. Faisons le point sur tous les critères à prendre en compte.
Tout d'abord, vérifiez les capacités d'importation de vos factures. Pour faciliter votre gestion quotidienne, vous devez pouvoir récupérer tous vos documents (factures, bons de livraison, bons de commande et autres documents) via plusieurs canaux. Pensez à vérifier que le logiciel de dématérialisation que vous choisissez supporte différents canaux d'importation de factures (e-mail, mobile, portail fournisseur) mais aussi plusieurs formats (papier, PDF, photos, etc.).
Prêtez attention aux capacités de reporting. La dématérialisation, si elle est couplée au bon logiciel, permet un suivi beaucoup plus précis de la comptabilité. Vérifiez si le logiciel de gestion des factures vous permet de créer des rapports précis sur les flux de trésorerie, les flux futurs, etc.
Assurez-vous que le logiciel que vous choisissez offre un niveau de sécurité et de traçabilité suffisant. La traçabilité de bout en bout et la sécurisation/archivage des transactions est un élément clé de la dématérialisation fiscale des factures. La solution que vous choisissez doit également offrir des mécanismes d'authentification des utilisateurs, un archivage et un classement électronique sécurisé, ainsi que des environnements robustes et résistants aux attaques.
Enfin, réfléchissez au type de logiciel que vous souhaitez adopter. Les logiciels SaaS/cloud sont souvent moins coûteux et plus faciles à entretenir. Ils constituent la solution idéale si vous souhaitez quelque chose de simple et d'efficace. Les logiciels sur site (installés sur vos machines, localement), en revanche, offrent l'avantage d'un meilleur contrôle des données et d'une personnalisation avancée.
Vos employés doivent également être impliqués dans votre décision. S'ils ne soutiennent pas la solution que vous choisissez, c'est tout votre projet de dématérialisation qui risque d'être compromis.
Le premier critère pour les employés est l'accessibilité du logiciel. Choisissez des solutions auxquelles vos collègues peuvent accéder facilement, quel que soit leur environnement de travail (au bureau ou à la maison) et quel que soit leur appareil (mobile ou ordinateur).
Pensez également à intégrer votre logiciel de dématérialisation aux autres outils de votre suite comptable. Afin de fonctionner de manière fluide pour vos employés, la solution que vous choisirez devra être un centre de regroupement de tous vos départements. L'objectif sera de trouver le logiciel le plus adapté à votre utilisation, et de rendre la transition fluide pour les utilisateurs, notamment pour l'exportation des données.
Enfin, renseignez-vous sur les possibilités d'évolution du logiciel. Après un certain temps d'utilisation, votre personnel pourra vous faire part des options ou des améliorations nécessaires pour mieux gérer les procédures. Certains logiciels, notamment les logiciels sur site, peuvent nécessiter l'achat de mises à niveau payantes pour bénéficier des dernières mises à jour du développeur. Les logiciels en cloud ou SaaS, en revanche, présentent l'avantage d'être mis à jour en permanence sans nécessité de dépenses ou de maintenance supplémentaires.
La dématérialisation va permettre un contrôle accru de la fraude, des litiges, de la non-conformité, etc. Tout en optimisant la productivité. L'idéal pour toutes les entreprises est de trouver le bon équilibre entre le périmètre fonctionnel, le niveau d'automatisation et la facilité d'utilisation et d'intégration. Trouver le bon logiciel pour dématérialiser vos factures sera un véritable atout pour votre évolution.
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Yooz, le partenaire de Pegase EXPERT est la solution Cloud de dématérialisation et d’automatisation des achats et des factures, la plus puissante et facile à utiliser. La solution permet à votre entreprise de réduire ses coûts de gestion de factures fournisseurs jusqu'à 80%.
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Les résultats de l’audit Scorefact®, lancé auprès de nos clients de nos 5 agences, sont tombés !
Pegase Expert fait partie des premiers intégrateurs Divalto à obtenir le label Satisfaction Client à la fois pour son activité ERP Divalto infinity mais aussi sur son activité CRM Divalto weavy.
La satisfaction de ses clients a toujours été un leitmotiv au sein des équipes Pegase Expert.
C’est donc logiquement que nous nous sommes tournées vers le standard de certification le plus exigeant pour les intégrateurs de solutions IT : le label indépendant Scorefact®
L’audit mené nous a permis de recueillir de manière anonymisée une évaluation multicritère de la satisfaction de nos clients axée sur :
- Notre capacité à mener les projets confiés
- Le respect de nos engagements (budget, délai, qualité)
- Notre conduite des situations de crise
- La qualité de notre équipe support
- La dimension conseil apportée à nos clients
« Les résultats détaillés de cette enquête seront partagés début 2024 avec l’ensemble de nos clients. Cet audit a également mis en évidence des sujets sur lesquels nos clients attendent encore plus de nos équipes. Leurs retours seront pris en considération dans notre stratégie » témoigne Guillaume DELCUEILLERIE, Directeur Général de Pegase Expert
Merci à nos clients Divalto au Canada, en France, en Afrique, aux Caraïbes et aux Antilles pour leurs participations à cette enquête et pour la confiance qu’ils témoignent envers nos équipes !
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Gestion des leads : La solution CRM permet de gérer les leads enregistrés pour chaque délégué médical, de suivre leur progression et de prioriser les leads les plus importants en fonction des besoins des clients.
Gestion des contacts : Les délégués médicaux peuvent enregistrer toutes les informations sur les professionnels de la santé, les pharmacies et les hôpitaux qu'ils visitent, y compris les rendez-vous, les commentaires et les commandes. Cela vous permet de garder une trace de tous les contacts avec vos délégués médicaux et de créer des segments pour mieux les cibler avec des communications pertinentes.
Suivi des activités : La solution CRM permet de suivre les activités des délégués médicaux, telles que les appels téléphoniques, les visites et les présentations, pour assurer un suivi efficace des clients.
Gestion des activités: Utilisez le calendrier intégré du CRM pour planifier des réunions, des visites de terrain et des événements avec vos délégués médicaux. Cela vous permet de suivre toutes les activités de vos délégués médicaux et d'éviter les doubles réservations ou les conflits d'horaire.
Planification des rendez-vous : Les délégués médicaux peuvent planifier et suivre les rendez-vous avec les professionnels de la santé, les pharmacies et les hôpitaux pour une meilleure organisation de leur emploi du temps.
Communication : Utilisez les fonctionnalités de communication du CRM pour envoyer des e-mails personnalisés et des messages texte à vos délégués médicaux. Vous pouvez également créer des modèles d'e-mails pour économiser du temps et envoyer des messages plus rapidement.
Suivi des ventes : Les délégués médicaux peuvent suivre les ventes de produits pharmaceutiques, les commandes et les stocks pour optimiser leur gestion et leur performance.
Rapports et analyses : Le CRM peut générer des rapports et des analyses sur les performances de vos délégués médicaux. Ces rapports peuvent vous aider à identifier les délégués médicaux les plus performants, les produits les plus vendus et les zones géographiques les plus lucratives.
En somme, une solution CRM bien adaptée peut aider les délégués médicaux à mieux gérer leur travail et à améliorer leur performance en leur offrant des outils avancés pour gérer les contacts, les leads, les activités, les rendez-vous et les ventes.
La solution CRM Divalto weavy, avec son interface ergonomique, riche en fonctionnalités adaptées aux besoins d’organisation et de taille des entreprises du secteur pharmaceutique, aidera vos délégués médicaux à réaliser leurs objectifs et booster leurs performances commerciales.
Aujourd’hui présent au Maroc, en Algérie, en France, en Guadeloupe, en Martinique, à La Réunion et au Canada, Pégase EXPERT est votre accompagnateur infaillible dans votre processus d’amélioration de performance commerciale. Notre équipe des consultants est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions, n’hésitez pas à nous contacter.
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Évaluez les besoins de votre entreprise : analysez les processus métiers de votre entreprise, les workflows, les activités de vente et de marketing, les exigences réglementaires et les attentes des clients. Il est essentiel de comprendre vos besoins spécifiques pour déterminer les fonctionnalités et les modules nécessaires.
Recherchez les solutions CRM : Effectuez une recherche approfondie des CRM disponibles sur le marché en prenant en compte les besoins spécifiques de votre entreprise et les fonctionnalités proposées par chaque solution.
Évaluez la conformité réglementaire : Le secteur pharmaceutique est soumis à des réglementations strictes, il est donc important de vérifier que le CRM que vous envisagez est conforme aux réglementations en vigueur, telles que la loi HIPAA et la réglementation GDPR.
Évaluez la sécurité des données : Les données des clients et des patients sont sensibles, il est donc crucial que le CRM soit doté de fonctionnalités de sécurité robustes pour protéger les informations confidentielles.
Vérifiez l'intégration des données : Le CRM doit pouvoir s'intégrer à vos systèmes existants, tels que les systèmes ERP et de gestion de stock, pour garantir l'efficacité et la cohérence des données.
Évaluez les fonctionnalités : Assurez-vous que le CRM offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour gérer l'ensemble du cycle de vie du client, y compris les ventes, la gestion des contacts, la gestion des leads, les activités médicales et les données d'analyse.
Vérifiez l'expérience utilisateur : Le CRM doit être facile à utiliser pour les employés, en offrant une interface utilisateur intuitive et conviviale.
Évaluez le coût : Comparez les coûts des différentes solutions CRM disponibles sur le marché, en prenant en compte les coûts de mise en œuvre, de maintenance et de formation.
En somme, le choix d'un CRM pour une entreprise pharmaceutique est une décision importante qui doit être prise avec soin. En suivant les étapes ci-dessus, vous pourrez identifier le CRM le mieux adapté aux besoins de votre entreprise.
Pégase, EXPERT, est l’intégrateur à valeur sûr, proposant des solutions CRM Divalto weavy, adaptées aux besoins des entreprises pharmaceutiques.
Aujourd’hui présent au Maroc, en Algérie, en France, en Guadeloupe, ou Martinique, à La Réunion et au Canada, Pégase EXPERT est votre accompagnateur infaillible dans votre processus d’amélioration de performance commerciale. Notre équipe des consultants est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions, n’hésitez pas à nous contacter.
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